L'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) est une réunion annuelle des associés ou actionnaires d'une entreprise. Il s'agit de l'organe décisionnel d'une société.
Cette assemblée générale est une réunion officielle et obligatoire. Elle se tient après la clôture de l'exercice Définition Exercice comptable d’une société :
L'exercice comptable désigne la période de temps limitée au cours de laquelle une entreprise enregistre toutes ses opérations économiques et commerciales dans sa comptabilité.
Lire la suite comptable annuel. Elle a pour vocation de présenter les résultats financiers de la société sur l'année écoulée à toutes les personnes détentrices de parts sociales ou d'actions de l'entreprise.
Qu'est ce qu'une Assemblée Générale Ordinaire ?
L'Assemblée Générale Ordinaire des associés ou actionnaires d'une entreprise est une réunion annuelle obligatoire.
Cette AG est convoquée à la fin de l'exercice comptable annuel (dans un délais strictement inférieur à six mois après la clôture des comptes annuels). Cette procédure d'approbation des comptes est un tâche inhérente au dirigeant de l'entreprise et non à son comptable.
Son but est l'approbation des comptes et l'affectation des résultats financiers de l'entreprise. L'AG doit avoir lieu avant le dépôt des comptes au Greffe du tribunal (obligation). Cette procédure concerne les SARL, les SA, les SCI, les SASU et même les EURL.
Convocation d'une AGO
Dans le cadre d'une SARL, le délais de convocation des actionnaires est de 15 jours minimum avant la date de l'AG. Pour ce qui est des autres types de sociétés concernés par la tenue d'assemblée générale annuelle les délais de convocation sont prévus dans les statuts Définition Statuts :
Les statuts sont un acte constitutif d'une société ou d'une association et en fixent les règles de fonctionnement.
Lire la suite initiaux.
Cette convocation annuelle doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception à tous les associés ou actionnaires de l'entreprise.
La convocation à l'assemblée générale doit contenir:
- L'ordre du jour détaillé de la réunion
- Les projets détaillés de résolutions qui seront aux votes des actionnaires ou des associés
- La copie intégrale des comptes annuels soumis à approbation
Si un commissaire aux comptes Définition Commissaire Aux Comptes (CAC) :
Un Commissaire Aux Comptes ou CAC, est une Personne physique ou morale dont le rôle consiste à contrôler et certifier les comptes des entreprises (bilan, compte de résultat et annexe). La loi l'impose dans certains cas (SA, nombre moyen de salariés, à partir d’un certain chiffre d’affaire…).
Lire la suite a été désigné par l'entreprise, ce dernier doit aussi être convoqué à l'assemblée générale, et ce, dans les mêmes conditions que les associés ou actionnaires.
Le déroulement d'une AGO
Les associés ou actionnaires se présentent sur convocation au lieu et à l'heure prédéfinis. L'ordre du jour, tel qu’énoncé sur la convocation, est lu par le président de la séance. Seuls les sujets mentionnés et pour lesquels les pièces justificatives ont été fournies lors de la convocation sont abordés un à un puis soumis au vote de chacun des associés ou actionnaires.
Attention, à compter de 2020 et pour l'approbation des comptes de l'exercice de 2019, pour les Sociétés Anonymes seulement, les abstentions et les votes blancs ou nuls ne seront plus pris en compte. La seule majorité qui sera retenue sera celle des votes exprimés par les actionnaires ou leurs représentant.Art. 16, loi n° 2019-744 du 19 juillet 2019, JO du 20
Dans la grande majorité des cas, les comptes sont approuvés par les associés ou actionnaires. En cas de manque de clarté ou de faute de gestion ou de suspicion de fraude, ces derniers peuvent décider de ne pas approuver ces comptes. Il n'y a aucune règle en la matière.
Vient ensuite l'affectation des résultats de l'exercice comptable annuel. Les associés ou actionnaires décident à la majorité des votants de l'affectation des pertes ou des bénéfices.
Dans le cas de bénéfices enregistrés il pourra être décidé de redistribuer toute ou partie de ces bénéfices sous forme de dividendes aux actionnaires ou de les répartir dans différents fonds de réserve.
La signature du procès de l'assemblée générale viendra clore la réunion.
L'approbation ou la non approbation de ces comptes doit être déposée au greffe du tribunal de commerce Définition Greffe du Tribunal de Commerce (GTC) :
En plus des fonctions communes à tout greffe de tribunal, le Greffe du Tribunal de Commerce ou GTC, tient le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), auquel doivent être inscrits les sociétés et commerçants.
Lire la suite dans un délais inférieur ou égal à un mois après la date de l'assemblée générale.
A noter que ce dépôt, obligatoire pour les SARL et les SA est facultatif pour les SCI. Dans le cas d'EURL ou de SASU, seuls les comptes annuels doivent être déposés au greffe dans un délais de sept mois à compter de la clôture de l'exercice.
Règles de quorum pour une AGO
On entend par quorum le seuil de présence nécessaire à la validité des délibérations. Dans le cadre de l'AGO d'une SARL, aucun quorum n'est requis, c'est la majorité des votes qui l'emporte sans pour autant que l'unanimité soit atteinte.
Pour ce qui est des SAS ou des SCI, le quorum et ses règles doivent être fixés dans les statuts initiaux de l'entreprise.
La Procès verbal d'une Assemblée Générale Ordinaire
La convocation, le déroulé et le compte rendu d'une Assemblée Générale Ordinaire sont strictement encadrés par la Loi.
Concernant le procès verbal de cette AG, il doit s'inscrire dans un cadre bien défini.
Le procès verbal de l'Assemblée Générale Ordinaire annuelle doit être rédigé durant la réunion. Ce document officiel, qui doit être signé et paraphé par l'ensemble des membres présents, a vocation à résumer la totalité des débats, des sujets abordés et détailler l'ensemble des délibération et des votes.
Pour être valable, le Procès Verbal d'Assemblée Générale doit comporter certaines mentions obligatoires telles que:
- Les noms, prénoms et qualité du président de l'AG
- La date, le lieu de la tenue de l'AG
- Les noms, prénoms et qualités des associés ou actionnaires présents, idem pour les représentants des membres absents représentés
- Un résumé neutre et factuel des débats
- Les différents textes de résolution présentées et mises au vote
- Le résultat des votes
- La signature obligatoire de validation du PV par tous les membres présents
Le procès verbal d'Assemblée Générale doit être rédigé sur un registre spécifique qui tient lieu de document officiel. Il doit être consultable au siège de l'entreprise par n'importe lequel des associés ou actionnaire de la société.
Ce registre doit être côté et paraphé par la mairie ou le greffe du tribunal. Dans le cadre de rédaction du PV sur des feuilles individuelles, ces dernières doivent être numérotées et paraphées.
