Véritable épreuve de force, l'attribution des congés peut vite devenir un casse-tête si vous travaillez avec de nombreux collaborateurs.
Bien sûr, tout le monde souhaite prendre ses vacances au même moment ! Il faut pourtant prendre en considération le fonctionnement de l'entreprise afin que l'absence des employés ne porte pas préjudice au chiffre d'affaires ! Voici quelques astuces pour gérer au mieux les congés et les absences des salariés.
Choisissez un bon logiciel
Avant toutes choses, on oublie les tableaux sur Excel qui sont fastidieux à tenir à jour et n'offrent pas une véritable visibilité des congés et absences. En nous rendant sur www.appvizer.fr, nous avons trouvé de très bons conseils et avons pu faire une comparaison des logiciels de gestion des congés et absences dédiés aux entreprises de toutes tailles.
Le site est une mine d'astuces et assure un comparatif précis et complet des différentes solutions logicielles. Vous y trouverez des logiciels pour tous les budgets et qui répondront aux exigences de votre entreprise.
Pourquoi opter pour un logiciel ?
Parce que la gestion des congés est une tâche réellement complexe qui nécessite une vision d'ensemble des différents protagonistes, mais aussi des contraintes liées au fonctionnement de votre entreprise. Votre but est d'accorder des congés au maximum de personnes possible sans toutefois que votre entreprise n'en pâtisse. Le logiciel va faciliter la démarche et automatise certaines actions.
En vous basant sur un logiciel de gestion de congés, vous réduisez le risque d'erreurs inhérentes à des demandes réalisées sur papier ou directement à l'oral. Il est aussi très utile pour calculer automatiquement le nombre de congés en fonction de la situation de chaque salarié. Le logiciel vous offre en temps réel une vision du planning de toute l'entreprise. Vous avez aussi la possibilité de vous projeter plus facilement en fonction du nombre d'employés présents dans l'entreprise à certaines périodes.
Comment fonctionne le logiciel de gestion des congés ?
Il fonctionne d'accéder à un outil de gestion des congés et absences depuis un ordinateur ou une application mobile. Ainsi chaque acteur de l'entreprise possède un accès adapté à l'interface qui le concerne.
Les employés sélectionnent les dates qu'ils souhaitent faire passer en période de congés ou d'absences prévues. En quelques clics, ils demandent la validation à leur supérieur et possèdent un décompte des jours qu'ils leur restent à prendre.
Les supérieurs hiérarchiques consultent les demandes de validation faites par les employés. Ils ont une vision parallèle sur le planning de l'entreprise et décident de valider ou d'invalider les demandes de congés ou d'absences.
Un calendrier interactif assure la possibilité de consulter les présences ou absences des autres employés. Les absences et congés sont indiqués différemment en fonction de leur type (congés payés, RTT, congé parental).
Mieux gérer les congés pour un fonctionnement plus fluide
La gestion des congés ne doit pas être négligée dans une entreprise. Elle favorise un meilleur pilotage de la masse salariale et de vérifier aussi le taux d'absentéisme. Vous pouvez même cibler une recherche en fonction de la répartition de la nature des absences. Avec des outils facilement paramétrables, vous planifiez les congés et absences en prenant en compte la charge de travail que va devoir supporter votre entreprise. Certaines périodes creuses sont peut-être le meilleur moment pour demander à vos salariés de poser leurs congés.
Plus d'autonomie pour tous les utilisateurs
Pas facile de définir quand partir en vacances lorsqu'on ne sait pas si les autres salariés seront présents. En donnant une vision précise de leur situation, les employés peuvent connaître le solde de leurs jours de congé, mais aussi savoir quand ils pourront poser leurs congés sans mettre en difficulté l'entreprise. Pour avoir accès à tout cela, l'utilisateur n'a qu'à se connecter sur son interface personnalisée.
Une vision d'ensemble en temps réel
Pour prendre les bonnes décisions, il est primordial d'avoir une vision précise des employés qui seront présents à une période donnée. On pense particulièrement aux périodes de vacances scolaires et aux dates clés pour l'entreprise. Un salon à prévoir, un marché commercial ou encore la nécessité de la présence des services administratifs pour établir les paies nécessitent de connaître les personnes qui ne seront pas dans l'entreprise. Le logiciel propose un planning en temps réel qui est consultable tout le temps et de partout.
Plus de facilité pour l'administration
Avec une automatisation de certaines tâches et la possibilité d'adjoindre des fichiers, la tâche est beaucoup plus simple pour le service administratif qui gère les congés et absences. Les jours attribués sont directement défalqués du compteur de l'employé. L'importation vers les logiciels utilisés par les services se fait automatiquement. Ainsi toutes les données sont mises à jour en quelques secondes.
Un véritable gain de temps
Se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée, c'est ce que vous propose le logiciel de gestion des congés. Les démarches pour valider ou refuser les congés se font en quelques minutes. Ainsi les collaborateurs qui doivent gérer ces aspects pourront se focaliser sur d'autres démarches. La dématérialisation de la gestion des congés est aussi un véritable gain financier en ne nécessitant plus un grand nombre d'employés dévolus à cette tâche.
Bien répartir les congés des salariés
C'est l'entrepreneur qui a le dernier mot concernant les périodes de congés à privilégier. Ainsi le salarié ne peut vous forcer à accepter une demande de congés si cela nuit à l'entreprise. Le chef d'entreprise peut annoncer certaines périodes de fermeture s'il estime que son entreprise va tourner dans le vide.
Prévoir à l'avance c'est aussi une meilleure organisation. En revanche, il est plus judicieux de trouver un terrain d'entente afin de conserver une bonne entente au sein de l'entreprise.
Vous devez attribuer au moins 2,5 jours de congés pour 1 mois travaillé. Mais il faut aussi prendre en compte certaines absences considérées comme un temps de travail. En été, vous devez laisser 12 jours consécutifs et au maximum 24 jours entre le 1er mai et le 31 octobre.
Certaines personnes ne souhaitent pas prendre leurs congés durant les vacances scolaires afin de bénéficier de meilleurs tarifs. Il faut réussir à combler les demandes de chacun sans pour autant impacter lourdement le fonctionnement de l'entreprise.
