Tous les justificatifs comptables sont soumis à des règles de conservation très strictes. C’est notamment le cas pour les factures clients et les factures fournisseurs.
Leur durée de conservation doit être respectée. C’est assez compréhensible quand on sait que ce sont les documents qui servent à l’administration fiscale en cas de contrôle. Ils peuvent également servir de preuves devant les tribunaux, notamment de commerce, pour régler des litiges. Dans tous les cas le non-respect des règles de conservation expose les contrevenants, les entreprises quelles que soient leurs activités, à de lourdes sanctions.
Les factures, preuves des transactions de l’entreprise
Quelle que soient les activités professionnelles auxquelles elle se livre une entreprise doit garder trace de toutes les transactions qui donnent lieu à un paiement.
Les factures clients établissent les montants versés, ou dont doivent s’acquitter, les consommateurs de produits ou de services d’une société Définition Société :
Une société est une entité dotée d’une personnalité juridique. Elle est créée dans un but marchand. Elle est la propriété collective de ses actionnaires.
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Les factures fournisseurs sont celles que la société a payé, ou doit payer, à une autre entreprise dont elle a acheté les produits ou consommés les services. Ces deux types de factures permettent de suivre à la trace, surtout dans le temps, les flux financiers qui permettent à une entreprise d’exister.
Quand doit-on fournir une facture à son client ?
La plus importante des factures, surtout d’un point de vue fiscal, reste celle que l’on émet à direction de ses clients. Elle témoigne des revenus de l’entreprise et c’est sur eux que vous êtes taxé.
L’administration fiscale est donc particulièrement pointilleuse quant à la conservation des factures. En cas de contrôle fiscal, l’administration parle de vérification, le comptable de l’entreprise doit être en mesure de fournir tous les justificatifs de revenus de la société, c’est-à-dire les factures qui attestent de la fourniture de biens ou de services aux clients. Ce sont tout particulièrement ces transactions effectuées sans factures qui sont à la base des redressements fiscaux.
Le Code du Commerce est très clair à ce sujet, tous les achats de produits ou toutes les prestations de service pour une activité professionnelle doivent faire l’objet d’une facturation. La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente ou à la fin de la prestation du service.
Si la facture porte sur la vente de marchandises elle doit être émise dès que la vente est conclue, soit à la date de la commande lorsque le type de marchandise et son prix ont été agréés par le vendeur et l’acheteur. Pour une prestation de services, le vendeur doit émettre sa facture lorsque la prestation de service est réalisée.
Il existe certaines tolérances quant aux dates de facturation
Il existe néanmoins des dérogations en ce qui concerne les dates à laquelle les factures clients doivent être émises. Un différé de la facturation de quelques jours est d’ailleurs toujours toléré par les services fiscaux.
Cette tolérance est justifiée par les nécessités inhérentes à la gestion administrative des entreprises. De même, si la livraison des marchandises a lieu après sa commande la facture peut être datée du jour de remise de la commande au client. Ce délai ne doit cependant pas dépasser un mois sinon la facture doit être émise à la commande. Pour les transactions régulières entre un vendeur et un client il est possible d’émettre des bons pour chaque livraison puis d’émettre une facture récapitulative à intervalles réguliers.
Si c’est le vendeur qui s’occupe de la livraison la date de délivrance de la facture doit correspondre à la date à laquelle l’acheteur reçoit la commande. Si, au contraire, c’est l’acheteur qui prend réception de sa commande la date de délivrance de la facture doit être celle du jour de l’enlèvement de la commande. Si le vendeur demande un acompte à un client il doit obligatoirement établir une facture d’acompte.
La seule exception concerne les livraisons intracommunautaires exonérées de TVA. La facture d’acompte doit obligatoirement être remise au client lors du paiement de l’acompte. En cas d’acomptes multiples une facture d’acompte doit être remise à chaque paiement. A la clôture de la prestation de services ou lorsque la vente de produits est réalisée une facture doit être éditée.
La durée de préservation des factures est précisément définie
Plusieurs administrations prônent des durées de conservation différentes, leurs textes se chevauchent en termes de longueur de temps. Comme désormais les factures sont émises sous plusieurs formes, physiques et électroniques, plusieurs durées de préservation sont applicables. La durée la plus longue étant de 10 ans il est vivement conseillé de l’observer quel que soit la forme ou le support de la facture.
En matière commerciale le Code du Commerce respecte une prescription de la conservation au bout de 5 ans (art. L. 110-4). En matière comptable toutes les pièces justificatives doivent être conservées pendant 10 ans (art. L. 123-22). Pour l’administration fiscale le délai de conservation des documents comptables doit être de 6 ans. Il est motivé par le droit de communication des agents de l'administration (art. L. 102 B).
En règle générale la législation fiscale exige que les factures, et toutes pièces justificatives permettant de justifier l’exactitude des déclarations fiscales, doivent impérativement être conservées pendant 6 ans. Cette mesure de conservation prend effet à compter de leur date d’établissement. Si la société est dissoute la conservation débute à la date de la dernière opération commerciale qui figure sur les registres comptables de l’entreprise.
Les factures transmises par voie électronique et considérées comme factures d'origine et celles sur support papier, doivent être conservées six ans sous leur forme originelle, avec leur contenu original, aussi bien par l'entreprise émettrice que par l'entreprise destinataire. La conservation se fait sur support informatique pendant au moins trois ans. On appelle cela le délai de reprise. Pour les trois années suivantes l’entreprise est laissée libre dans le choix du support.
La conservation numérique autorisée
Depuis le mois de juillet 2017, les entreprises qui reçoivent ou qui émettent des factures papier peuvent les numériser, sous conditions, à tout moment et les conserver de manière dématérialisée durant six ans. Bulletin Officiel des Finances Publiques - Impôts
Dans ce cadre, le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique. Le résultat de cette numérisation doit ainsi être la copie conforme à l’original en image et en contenu. Livre des procédures fiscales - Article A102 B-2
Une entreprise ne peut pas conserver des factures électroniques n’importe où. Les entreprises françaises doivent stocker les fichiers où sont archivées leurs factures électroniques sur le territoire français. Cela peut aussi l’être dans un autre État membre de l’Union Européenne ou dans un pays qui fournit des garanties équivalentes à celles des pays européens en termes d’assistance administrative et de droit d’accès aux données. De toute façon, si le serveur d’archivage des factures n’est pas localisé sur le territoire français l’entreprise doit faire une déclaration à l’administration fiscale.
Les supports évoluent, les durées de conservation s’adaptent
Les factures traditionnelles, surtout sur papier mais aussi certaines sous forme numérique, sont dites sécurisées par une piste d'audit fiable. Celle-ci, de concert avec les contrôles documentés et permanents qui la composent, permet à l’Administration fiscale de vérifier le cycle de vie d’une transaction. Pour être garantie par une piste d’audit fiable une facture doit répondre à 3 conditions: l’authenticité de l’origine de la facture est établie, l’intégrité du contenu est préservée et la lisibilité de la facture est assurée (article 289 V du CGI).
Dans ce nouveau monde de la facture numérique deux règles intangibles sont à prendre en compte. D’une part les factures sur support électronique ne doivent pas voir leur format informatique modifié pour la conservation. Par exemple une facture au format XML doit être préservée dans ce format même si l'entreprise peut la convertir au format PDF pour la manipuler et la transmettre plus facilement. D’autre part l'impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d'origine. Il est donc inutile d’imprimer des factures numériques pour les archiver, elles n’ont aucune valeur légale. Elles risquent seulement de vous encombrer
Différents niveaux de qualification des factures numériques
Les factures assorties d'une signature électronique, que l’on dit qualifiées, celles qui sont liées à un certificat électronique, doivent être conservées dans leur forme originale, ainsi que leur contenu non modifié, par l'entreprise chargée de l'émission de la facture. Le certificat électronique attaché aux informations de vérification de la signature électronique doit également être conservé. Les factures certifiées d'une simple signature électronique, qu’on dit avancée, doivent quand même être sécurisées par une piste d'audit fiable.
Les factures qui sont émises et reçues sous la forme d’un message structuré doivent être conservées, leur fonds et leur formes inchangés, dans l'ordre chronologique de leur édition par l’émetteur comme par le récepteur. On doit pouvoir les sélectionner suivant leur date d'émission, de réception, et selon l’identité du récepteur et de l’émetteur. Cette obligation de conservation porte également sur les mentions non obligatoires. Il est important que le support de ce type de facture soit alimenté automatiquement.
En cas de non-conformité, les sanctions prévues par la loi sont lourdes
Les sanctions en cas de non-respect des règles de conservation des factures sont assez lourdes et elles s’accompagnent souvent d’un contrôle fiscal poussé. Dans le cas d’une non-conservation des justificatifs comptables, et notamment des factures clients et fournisseurs, plusieurs cas de figure existent. Si les factures clients font défaut l’entreprise encourt une pénalité de 50 % des montants facturés. C’est l’Administration qui se charge d’estimer les montants réels si la fraude paraît flagrante. Mieux vaut éviter cette situation grave.
Si c’est la conservation des factures fournisseurs qui fait défaut la situation est inverse et tout aussi dommageable. L’entreprise fautive encourt le rejet de la déduction de ses charges. En pratique cela signifie que la situation va entraîner la taxation d’un bénéfice supplémentaire. La perte financière pour l’entreprise est bien réelle.
Pour un défaut de conservation des documents comptables c’est un rejet de comptabilité qui peut frapper la société. Cette situation est toute aussi délicate car elle va entraîner la mise en œuvre d’une procédure dite de rectification contradictoire. Dans ce cas l’administration fiscale recalcule le bénéfice de l’entreprise sur la période concernée.
Dans tous les cas de figure il convient de bien conserver ses factures, quelles qu’elles soient et quel que soit leur support, pendant au moins 10 ans. Il faudrait, idéalement, prévoir leur archivage raisonné et efficace dès les premières émissions. Lorsque votre entreprise atteint une taille critique mieux vaut sous-traiter l’archivage auprès d’une société spécialisée.
