Le siège social d'une société correspond à son adresse juridique, qui peut être différente de l'adresse où l'entreprise exerce ses activités. L'adresse du siège sociale est arrêtée dans les statuts de l'entreprise lors de sa constitution.
C'est cette adresse qui détermine les tribunaux dont va dépendre la société, notamment le tribunal de commerce, qui se trouve sur le même territoire. Au cours de la vie de la société, c'est le greffe du tribunal de commerce Définition Greffe du Tribunal de Commerce (GTC) :
En plus des fonctions communes à tout greffe de tribunal, le Greffe du Tribunal de Commerce ou GTC, tient le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), auquel doivent être inscrits les sociétés et commerçants.
Lire la suite qui traite les formalités, comme le dépôt des comptes, la modification du capital social Définition Capital social :
Le capital social d’une entreprise est égal au montant total des apports de biens et d’argent que les associés ou actionnaires font à la société en contrepartie de parts sociales ou actions en fonction de la forme juridique de l’entreprise.
Lire la suite ou encore l'ouverture d'une procédure collective. Tout au cours de son existence, une entreprise peut décider de déplacer son siège social. Formellement, ce déménagement correspond au transfert du siège social.
Les raisons de transférer le siège social d'une entreprise sont aussi nombreuses que variées : accompagner la croissance de l'activité de l'entreprise par un déménagement pour de nouveaux locaux plus spacieux, rapprocher l'entreprise du domicile de ses dirigeants, arrivée à terme du bail de location etc. Quelle qu'en soit la cause, le transfert du siège social doit faire l'objet de formalités administratives bien précises et séquencées qui la conduiront à modifier ses statuts Définition Statuts :
Les statuts sont un acte constitutif d'une société ou d'une association et en fixent les règles de fonctionnement.
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Des modalités de transfert qui évoluent selon le statut juridique de l'entreprise
Les organes dirigeants de l'entreprise doivent arrêter une décision préalable de transfert ainsi qu'une décision de modification des statuts. Ces organes sont différents selon le statut juridique de l'entreprise.
Pour le transfert du siège social d'une Société par actions simplifiée (SAS), l'organe compétent est désigné dans les statuts de la société. Le plus souvent les statuts demandent à ce que le transfert soit acté par une décision du président de la SAS ou par une décision collective des actionnaires.
Pour la Société anonyme (SA), c'est le conseil de surveillance ou d'administration qui prendra la décision de transférer le siège social. En cas de transfert du siège hors de la région de départ il sera nécessaire de réunir une assemblée générale extraordinaire Définition Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) :
Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), qui peut être convoquée à la demande de la direction de l'entreprise ou d'un groupe d'actionnaires, est une réunion exceptionnelle de l'entreprise pour prendre des décisions importantes.
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Les dirigeants de sociétés unipersonnelles, entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée (EURL) ou Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU), décident seuls du transfert de siège social.
Les modalités de décision en cas de transfert du siège social des SARL ont été revues par la loi Macron. Depuis 2015, le gérant Définition Gérant / Co-gérant :
Personne physique associée ou non, qui dirige et administre pour le compte d'autrui en tant que mandataire. Le gérant dispose du pouvoir d'engager la société vis-à-vis des tiers pour tous les actes qui découlent de l'objet social ou non, et peut faire tous les actes de gestion conformes à l'intérêt de la société.
Lire la suite peut prendre seul la décision de transférer le siège social de l'entreprise. Toutefois, les associés devront ratifier la décision au cours de la prochaine assemblée générale suivant la prise de décision.
Quelle que soit la forme juridique de l'entreprise, la modification du siège social doit être portée aux statuts de l'entreprise. Un procès-verbal ou acte modificatif permet de constater la décision de modification qui a été prise.
La publication de l'annonce légale de transfert de siège
A compter de la date d'émission de l'acte de modification, la société dispose d'un délai d'un mois pour publier un avis modificatif dans un journal d'annonces légales.
Cet avis doit mentionner les anciennes et les nouvelles coordonnées du siège social de l'entreprise. Le journal légal doit être habilité sur le même territoire que le greffe du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. En cas de changement de greffe (transfert vers un autre département par exemple), l'avis modificatif doit être publié deux fois : dans le journal d'annonces légales du département de départ et dans le journal d'annonces légales du département d'arrivée.
Le Code du commerce indique dans l'article R 123-5 que l'entreprise doit réaliser les démarches de transfert de siège social auprès du centre de formalité des entreprises (CFE) Définition Centre de Formalités des Entreprises (CFE) :
Les Centres de Formalités des Entreprises ou CFE, contribuent à faciliter et à accélérer le parcours administratif des d'entreprises en leur permettant de déposer en un même lieu (guichet unique) toutes les déclarations relatives à la création, modification, cessation de son entreprise
Lire la suite ou auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS) Définition Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) :
Le Registre du Commerce et des Sociétés ou RCS, créé en 1919, est une base de données qui recense les informations relatives à toutes les personnes physiques (entreprises individuelles) ou personnes morales (sociétés) dont l'activité professionnelle est de nature commerciale.
Lire la suite du tribunal de commerce dont elle dépend.
Constituer le dossier de transfert de siège social
Le dossier à remettre au CFE ou au RCS doit contenir les pièce suivantes :
- Un exemplaire certifié conforme de l'acte (ou procès verbal) modificatif comportant la décision de transfert du siège social
- Un exemplaire certifié conforme des statuts à jour de la société
- Une attestation de parution Définition Attestation de parution :
L'attestation de parution est une déclaration sur l'honneur de la part des journaux habilités à publier des annonces légales, certifiant qu'une annonce légale paraîtra bien dans un journal donné et à la date indiquée.
Lire la suite au journal d'annonces légales ou un exemplaire du journal d'annonces légales dans lequel l'avis a été publié. - Le formulaire cerfa M2 "déclaration de modification - personne morale Définition Personne morale :
Une personne morale est un groupement ayant une existence juridique et qui détient, à ce titre, des droits et des obligations (société, association, collectivités ...).
Lire la suite" dûment rempli - Un justificatif de domiciliation de l'entreprise (facture d'énergie, quittance de loyer, contrat de bail ou encore acte de propriété, par exemple)
- L'original du pouvoir nominatif visé par le représentant légal si le signataire de la formalité de dépôt n'est pas le représentant légal de l'entreprise
Le coût des formalités d'un transfert de siège social
Bien que relativement peu élevé, le coût des différentes formalités doit être pris en compte par l'entreprise qui entame une démarche de transfert de siège social. En cas de transfert sans changement de greffe (déménagement dans le même département), les frais de greffe s'élèvent à environ 200 euros. Lorsque ce transfert est lié à un nouveau greffe, les frais de greffe s'élèvent à environ 250 euros. Les frais de greffe varient également selon la forme de l'entreprise.
Le greffier du Tribunal de commerce se charge également d'insérer le transfert du siège social au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC) pour un coût tournant autour de 150 euros. Aux frais de greffe il faut ajouter les frais d'annonces légales, compris entre 150 et 200 euros par annonce (le changement de territoire implique la publication de deux annonces, il faut donc doubler ce chiffre. Avec nos partenaires sur le 75 / 91 / 92 / 93 / 94 / 78 / 95 une seule annonce suffit : l'annonce légale d'arrivée).
Le saviez-vous : Si vous faites un transfert hors ressort (même département mais avec changement de greffe) ou dans un autre département, les formalités sont à déposer uniquement dans le nouveau greffe (ou greffe d’arrivée). Si vous faites d’autres modifications en même temps (changement de gérant, modification d’objet social…), ces modifications ne doivent apparaître que dans l’annonce légale du greffe d’arrivée.
Enfin, à moins d'opter pour une procédure accélérée, facturé 25 euros par marque, le transfert de siège social auprès de l'institut national de la propriété intellectuel (INPI Définition Institut National de la Propriété Industrielle (INPI) :
L’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), est une institution publique indépendante. Sa fonction principale est d’assurer et de protéger les droits sur les titres de propriété.
Lire la suite) est généralement gratuit.
Les autres éléments à prévoir pour organiser le transfert
En complément des éléments et formalités légaux évoqués précédemment, l'entreprise doit se préparer en amont pour anticiper son changement d'adresse. Il faudra ainsi prévenir fournisseurs et partenaires, modifier les différents supports de communication ou encore mettre à jour son site internet et prévenir les services postaux.
D'un point de vue ressources humaines, la rédaction d'avenants aux contrats de travail des collaborateurs pourra éventuellement être nécessaire. Anticipés suffisamment tôt ces différents points permettront à l'entreprise de gérer au mieux le transfert de son siège social.
